Semestertider och lön – en guide till korrekt hantering av semestertillägg och semesterlön för rörliga delar
Inför sommaren får vi ofta frågor om hur semestertillägg och semesterlön på rörliga delar ska hanteras – särskilt när utbetalning sker som klumpsumma i maj eller senast i juni. Det är inte konstigt att begreppen blandas ihop. De låter snarlika men fyller helt olika funktioner. Här går vi igenom vad som gäller, vilka regler som styr, och hur du undviker vanliga misstag.
Vad är vad inom semester? Begreppen inom semesterområdet är många – och ibland snarlika. För att underlätta förståelsen har vi samlat de viktigaste uttrycken du kan stöta på.
Semesteravdrag
Ett avdrag som görs från månadslönen vid uttag av både betald och obetald semester. Den utgörs enligt praxis av 4,6% av månadslönen per semesterdag för en månadsavlönad.
Semesterlön
Den lön en anställd får när hen tar ut betalda semesterdagar. Vid användning av sammalöneregeln består semesterlönen av den ordinarie lönen, enligt praxis 4,6% av månadslönen per dag.
Semestertillägg
Ett extra tillägg på semesterlönen – alltså utöver den ordinarie månadslönen – som ska säkerställa den anställdes vila och återhämtning. Miniminivån enligt semesterlagen är 0,43 % av månadslönen per semesterdag, men kollektivavtal ger ofta mer, t ex 0,8%.
Semesterlön på rörliga delar
En ersättning som betalas ut när den anställde haft rörliga inkomster (som bonus eller övertid) under intjänandeåret. Ersättningen uppgår enligt lagen till 12 % och ska betalas senast en månad efter semesterårets slut.
Förskottssemester
En särskild variant av semester, där företaget ger nya anställda, som ännu inte hunnit tjäna in till betalda semesterdagar, rätt till bibehållen lön vid uttag av semesterdagar istället för att behöva ta ut obetalda semesterdagar. Summan är 4,6% av den aktuella månadslönen per semesterdag och kommer bokföras som en skuld som den anställde har till företaget till dess att fem år gått och skulden skrivs av, alternativt att den anställde själv avslutar sin anställning och då betalar tillbaka förskottsskulden. Semestertillägg betalas inte ut för dessa dagar.
Semesterförläggning
Syftar på hur semestern planeras och schemaläggs. Enligt lagen har arbetsgivaren rätt att bestämma semesterförläggningen – men ska samråda med den anställde. Huvudsemestern (fyra sammanhängande veckor) ska som regel förläggas till juni–augusti, om inget annat avtalats.
Två olika ersättningar – två olika syften
Semestertillägg är ett extra påslag som betalas ut vid uttag av betald semester och gäller främst anställda med fast månadslön. Det är en ersättning som den anställde har tjänat in under intjänandeåret, och syftet är att semesterdagarna ska vara lite mer värda än en vanlig arbetsdag – som en uppmuntran till vila och återhämtning.
Semesterlön på rörliga delar är däremot en separat semesterersättning för exempelvis bonus, OB eller övertid som den anställde har haft under det föregående intjänandeåret. Till skillnad från semestertillägget påverkas den inte av när semestern tas ut, utan utgår från faktisk inkomst. Enligt semesterlagen ska denna ersättning betalas ut senast en månad efter semesterårets slut – vilket i praktiken ofta innebär senast den 31 maj.
Med andra ord är semestertillägg och semesterlön på rörliga delar två skilda ersättningar, med olika syften, tidpunkter och beräkningsgrunder – men båda är viktiga delar i en rättvis och hållbar semesterhantering.
När betalas semestertillägg ut – och hur mycket?
Enligt semesterlagen ska semestertillägget uppgå till minst 0,43 % av månadslönen per betald semesterdag. I många kollektivavtal ligger nivån högre – ofta på 0,8 %för tjänstemän. Företag kan välja att betala ut tillägget i samband med varje uttagen semesterdag, eller som en klumpsumma inför huvudsemestern i juni, vilket är vanligt av praktiska skäl. Det viktiga är att tillägget betalas senast när semestern tas ut, och att det finns tydlighet kring hur och när det sker.
Det kan kännas ovant, särskilt för nya medarbetare, att få tillägg för semesterdagar som ännu inte tagits ut när det betalas ut som en klumpsumma. Därför är det klokt att kommunicera tydligt i förväg att det rör sig om en utbetalning av just semestertillägg och understryka att det innebär att den anställde då enbart kommer att få bibehållen månadslön vid ett semesteruttag, istället för att se semestertillägget på sin lönespecifikation löpande efter varje semesteruttag.
Semesterlön på rörliga delar – separat belopp för rörlig lön
Semesterlön på rörliga delar beräknas på rörliga inkomster under föregående intjänandeår och uppgår enligt lagen till 12 %. Den här ersättningen har ingen koppling till själva semesteruttaget och ska enligt semesterlagen betalas ut så snart som möjligt efter semesterårsskiftet. Om ert intjänandeår är 1 april till 31 mars, innebär det att semesterlön på rörliga delaren ska vara utbetald senast i samband med löneutbetalningen i maj. Detta eftersom semesterårsskiftet kan göras först efter aprils lönekörning då all eventuell semesterpåverkande avvikelserapportering för semesteråret hanterats.
Det är här förväxlingen ofta sker: i maj betalas semesterlön på rörliga delar ut på fjolårets rörliga inkomster – medan semestertillägget på månadslön ibland betalas ut som en klumpsumma i juni, i stället för att betalas ut i samband med själva ledigheten. Det är två olika tidpunkter, två olika underlag – och två olika typer av ersättning.
Hur vet man vilken beräkningsmodell som gäller?
Vilken regel du ska använda – sammalöneregeln eller procentregeln – beror på hur lönen är uppbyggd samt förutsätter att du följer semesterlagen. Sammalöneregeln används för anställda med fast månadslön. Då får den anställde sin vanliga månadslön under semestern, plus semestertillägg. Om den rörliga lönedelen överstiger 10 % av årslönen ska dock procentregeln användas – oavsett om personen har fast lön i grunden. Då räknas semesterlönen istället som 12 % av all lön som tjänats in under intjänandeåret, både fast och rörlig. Procentregeln gäller även om den anställde är timavlönad eller har varierande lön.
Det är viktigt att kontrollera detta regelbundet, särskilt om en anställd plötsligt får ovanligt mycket bonus eller övertid då anställda kan hoppa mellan båda dessa regelverk. Tänk också på att det måste dokumenteras hur ni resonerat kring valet av regel – det ger trygghet både för företaget och den anställde.
Spelar kollektivavtal roll?
Ja, i allra högsta grad. Saknas kollektivavtal gäller grunderna i semesterlagen rakt av, dock får företag ge bättre förutsättningar än semesterlagen. Finns det kollektivavtal, kan det innehålla andra procentsatser, särskilda villkor kring utbetalning eller regler för hur ersättningen hanteras. I kollektivavtal för tjänstemän används oftast sammalöneregeln och i kollektivavtal för arbetare används oftare procentregeln.
Det är därför viktigt att du som är HR-ansvarig eller chef har full koll på vad som faktiskt står i ert avtal – och att det är tydligt kommunicerat till alla medarbetare, särskilt nyanställda som kan ha andra erfarenheter från tidigare arbetsgivare.
✅ Kort checklista – inför en säker sommar:
Är det tydligt vilket regelverk ni använder per anställd – procent- eller sammalöneregeln?
Har företaget en semesterskuld som är kontrollerad och kvalitetssäkrad?
Har ni kontrollerat om rörlig lön överstiger 10 % av årsinkomsten för de med fast månadslön?
Har ni beslutat om semestertillägg ska betalas ut löpande per dag eller som klumpsumma?
Vet de anställda att ifall semestertillägget betalas ut löpande under året så kommer ingen klumpsumma betalas ut för semestertillägg i juni?
Har semesterlön på rörliga delar beräknats och planerats att betalas ut senast i maj?
Följer ni kollektivavtalet – om ni har ett?
Har ni undvikit dubbel utbetalning av samma ersättning?
Är alla lönearter korrekt kopplade i lönesystemet?
FAQ! Vanliga frågor om semestertillägg och semesterlön på rörliga delar
1. Vad är skillnaden mellan semestertillägg och semesterlön på rörliga delar?
Semestertillägg är en extra ersättning kopplad till antalet betalda/sparade semesterdagar (utgår från den fasta lönen). Semesterlön på rörliga delar gäller tidigare intjänad rörlig lön och är fristående från semesteruttag.
2. Måste vi betala ut semestertillägg i juni?
Nej, men det är vanligt. Det viktiga är att det betalas senast i samband med semesteruttaget.
3. Vad räknas som rörlig lön?
Exempelvis bonus, övertid, OB och jour – alltså allt som inte är fasta återkommande månadsbelopp.
4. Hur vet vi vilken regel vi ska följa?
Om rörliga lönedelar utgör mer än 10 % av årsinkomsten, den anställde har varierande lön eller om den anställde bytt sysselsättningsgrad under intjänandeåret så ska procentregeln användas. Annars gäller sammalöneregeln, enligt lag.
5. Gäller andra regler med kollektivavtal?
Ja, många avtal har egna bestämmelser. Kontrollera vad som gäller för just er.
6. Kan vi betala ut både semestertillägg och semesterlön på rörliga delar i juni?
Nej, inte enligt semesterlagen. Semesterlön på rörliga delar ska betalas senast i maj. Semestertillägg kan betalas i juni – om inget annat anges i avtal. Observera att enligt kollektivavtal så kan det vara utbetalning i juni för både semesterlön på rörliga delar och semestertillägg. Om semestertillägget inte betalas ut som en klumpsumma i juni så betalas det vanligtvis ut löpande under året när semestern tas ut.
7. Varför får jag semestertillägg i juni även om jag inte tagit ut semester än?
Semestertillägget betalas ut på de betalda semesterdagarna som har beräknats fram vid senaste semesterårsskiftet och betalas således ut i förskott (innan semesteruttaget sker). När semesteruttaget görs så sker istället ingen utbetalning utan då räknas endast semesterdagarna ner i antal.
8. Ska tillägget och ersättningen särredovisas på lönebeskedet?
Ja, de ska framgå var för sig, gärna på två separata lönearter.
9. Kan man få semestertillägg utbetalt löpande under året och sedan få en klumpsumma i juni? Nej, då handlar det med största sannolikhet om en dubbelutbetalning av semestertillägget.
10. Kan man som företag strunta i att betala ut semesterlön på rörliga delar? Tyvärr förekommer det alltför ofta att företag inte betalar ut semesterlön på rörliga delar. Det kan handla om ren okunskap, feluppsättningar i lönesystemet eller helt enkelt ett sätt att spara pengar på att de anställda inte är medvetna om att detta är något de har tjänat in och som är deras rättighet att få utbetalt. När någon upptäcker detta så kommer arbetsgivaren att behöva rätta bakåt i tiden vilket kan bli en dyr historia.
Trygg semesterhantering börjar i god tid
Sommaren återkommer varje år, men frågorna kring semesterlön tenderar att vara desamma – och lika aktuella. Därför lönar det sig att investera i tydliga rutiner, särskilt i det som annars lätt hamnar i skymundan under hektiska vårmånader. En genomtänkt hantering idag kan förebygga både missförstånd och misstag imorgon.
💬 Har du funderingar?
Vi på Passion for Payroll har lång erfarenhet av att hjälpa företag skapa struktur, tydlighet och trygghet i hanteringen av semesterhantering – oavsett om det gäller tillägg, ersättning eller beräkningsregler. Hör gärna av dig om du vill bolla ett särskilt fall eller få hjälp med era rutiner.