Sjuk under semestern – vad gäller egentligen? En guide för dig som vill veta i semestertider

Vad gäller om en medarbetare blir sjuk under semestern? I den här guiden får du som arbetar med lönefrågor eller driver ett företag koll på lagar, rutiner och viktiga tips kring sjukdom under semestern.

Att bli sjuk på semestern – en vanlig men ofta missförstådd situation

Semestern är en tid för återhämtning, vila och ny energi. Men vad händer när den efterlängtade ledigheten störs av sjukdom? Det är en vanlig situation – särskilt i början av sommaren då många anställda, efter en intensiv vår, plötsligt slappnar av. Att bli sjuk under semestern väcker inte bara frustration hos medarbetaren – det väcker också frågor hos de som arbetar med lön och personalfrågor: Vad gäller? Vilka rättigheter har den anställde? Och hur ska situationen hanteras för att undvika missförstånd?

Vi har samlat våra erfarenheter i en utförlig guide som hjälper dig att känna dig trygg i vad som gäller – både enligt lag och i praktiken.

Vad säger lagen om sjukdom under semester?

Enligt semesterlagen (1977:480) syftar semestern till att ge arbetstagare återhämtning. Därför säger lagen att en medarbetare som blir sjuk har rätt att avbryta sin semester – förutsatt att vissa villkor är uppfyllda. Det innebär att semestern skjuts upp på grund av sjukdom.

Det är alltså fullt möjligt att byta semesterdagar mot sjukdagar, men det kräver att den anställde sjukanmäler sig så snart som möjligt och kan styrka sin sjukfrånvaro.

Tips: Se till att både löneadministratörer och chefer känner till vilka regler som gäller, så att informationen till medarbetare blir korrekt och enhetlig.

Sjukanmälan under semestern – när, hur och till vem?

För att en anställd ska få byta ut sina semesterdagar mot sjukdagar krävs att sjukanmälan görs till arbetsgivaren omedelbart när sjukdomen uppstår, eller så snart som möjligt. Hur en sjukanmälan går till kan skilja sig mycket från företag till företag och bör framgå av t ex personalhandbok eller företagspolicy men det kan ske t ex genom ett samtal till chef, sjukanmälan via ett HR-system eller telefonsamtal till en specifik sjukfrånvaroväxel. Om anmälan sker vid ett senare tillfälle, har den anställde inte rätt att byta semesterdagar mot sjukdagar.

Som arbetsgivare har du rätt att kräva att sjukfrånvaron styrks, företrädesvis genom en sjukförsäkran som lämnas skriftligt av medarbetaren. Om ni har kollektivavtal, kontrollera vad som gäller – vissa avtal har särskilda regler om sjukdom under semester.

Tips: Skapa tydliga lönerutiner för sjukanmälan under semesterperiod. Informera om dem i god tid innan sommaren.

Vad innebär det att ta ut semesterdagar vid ett senare tillfälle efter sjukdom?

När en medarbetare blir sjuk under sin semester, och sjukanmälan har skett korrekt, har personen rätt att få tillbaka de semesterdagar som inte kunnat användas – och i stället ta ut dem vid ett senare tillfälle under semesteråret. Det innebär att den förlorade ledigheten kan tas ut vid ett senare tillfälle under semesteråret.

Det är dock viktigt att förstå att utbytta semesterdagar:

• ·inte behöver ges direkt efter sjukperioden

• måste användas inom samma semesterår, så långt det är möjligt

Här gäller det att de som arbetar med lönehantering har god framförhållning och att det finns en bra uppföljningsrutin så att semesterdagarna verkligen används innan semesterårets slut.

Tips: Arbeta in rutiner för att hantera semesterdagar som skjuts upp vid sjukdom. Det minskar risken för missförstånd och dessutom säger semesterlagen att det är arbetsgivarens ansvar att se till att arbetstagarna tar ut sin semester och det gäller oavsett om det är ordinarie semester eller semester som tas ut i efterhand pga sjukdom under pågående semester.

Lönerutiner som förebygger problem

Ett välfungerande semesterår kräver framförhållning. Vi på lönebyrån Passion for Payroll rekommenderar att du som arbetar med löneadministration har följande på plats:

• En personalhandbok med tydliga lönerutiner för hur man sjukanmäler sig under semestern

• Information till chefer om vad som gäller vid sjukdom och hur de bör agera

• Kommunikation till medarbetare före semestern – gärna via intranät, mejl eller personalmöten

• Ha ett bra frånvarohanteringssystem där medarbetaren själv kan rapportera förändringar i tid till lönehanteringen

Tips: Använd gärna ett "sommarkit" med information till medarbetare – där sjuk under semestern är ett av de viktigaste inslagen.

Särskilda situationer att känna till

• Fortsatt sjuk efter semestern: Om medarbetaren inte sjukanmält sig under semestern, börjar sjuklöneperioden först från första arbetsdagen efter ledigheten.

• Obekräftad sjukdom: Om arbetsgivaren inte får någon sjukanmälan i tid, gäller det att stå fast vid reglerna även om det känns obekvämt.

• Semesterväxlingar: Förmåner som semesterväxling påverkar inte rätten till att få byta ut semesterdagar mot sjukdagar men kan kräva särskild hantering vid sjukdom.

Tips: Dokumentera all sjukfrånvaro under semestertid tydligt i lönesystemet – det underlättar uppföljning och eventuella missförstånd vid senare semesteruttag.

Checklista: Så hanterar du sjukdom under semestern

• Säkerställ att personalhandboken innehåller rutiner för sjukanmälan under semester

• Informera medarbetare före semesterperioden om vad som gäller

• Se till att sjukanmälan sker omedelbart eller så snart det är möjligt

• Kontrollera att sjukdomen innebär faktisk arbetsoförmåga

• Kräv styrkt sjukdom vid behov, särskilt vid längre sjukperioder

• Registrera korrekt i lönesystemet och notera om semesterdagar ska tas ut senare på grund av sjukdom

• Planera in den uppskjutna semestern inom pågående semesterår

• Anpassa rutiner efter kollektivavtal om det finns

FAQ - Vanliga frågor om sjukdom under semester

1. Vad händer om en anställd blir sjuk under semestern men inte sjukanmäler sig?
Då förlorar personen rätten att få tillbaka semesterdagarna och ta ut dem vid ett senare tillfälle. Sjuklöneperioden börjar först när personen är tillbaka på jobbet.

2. Måste medarbetaren visa läkarintyg?
Nej, inte enligt lag – men arbetsgivaren kan kräva styrkande, särskilt om det rör sig om flera dagar. Detta görs genom att den anställda lämnar en sjukförsäkran till arbetsgivaren. En sjukförsäkran ska, enligt Lagen om sjuklön (1991:1047), lämnas skriftligt till arbetsgivaren och beskriva till vilken omfattning den anställde varit sjuk och hur detta påverkat arbetsförmågan.

3. Kan den anställde kräva att få ta ut den uppskjutna semestern direkt efter sjukdomen?
Nej. Det är arbetsgivaren som beslutar om när de uppskjutna semesterdagarna får tas ut, men det måste ske inom det pågående semesteråret.

4. Gäller samma regler för alla?
Reglerna i semesterlagen och sjuklönelagen gäller för alla oavsett anställningsform eller avlöningsform, men vissa kollektivavtal kan ha särskilda tillägg.

5. Vad händer med semesterdagar som inte kan tas ut under året?
Då kan de sparas, men dagar som flyttats fram på grund av sjukdom måste så långt det är möjligt förläggas av arbetsgivaren inom pågående semesterår då endast betalda semesterdagar utöver 20 får sparas enligt lag .

6. Måste sjukfrånvaron anmälas till Försäkringskassan?
Nej, inte vid kortare sjukdom under semester, men efter 8 sammanhängande kalenderdagar vid sjukfrånvaro ska ett läkarintyg lämnas in till arbetsgivaren. Efter 15 kalenderdagar anmäls sjukdomen till Försäkringskassan.

Avslutande ord: Planering och tydlighet är nyckeln

Att bli sjuk under semestern är inte ovanligt, men det skapar lätt osäkerhet om vad som gäller. Med tydliga lönerutiner, förankrad information och ett bra samarbete mellan chefer, löneadministratörer och medarbetare kan situationen hanteras smidigt. Vi i vårt outsourcingteam inom lön på Passion for Payroll har sett hur stor skillnad det gör när processerna sitter – både för arbetsgivaren och för den enskilda medarbetaren.

Har du frågor om hur ni kan skapa bättre rutiner kring semester och sjukfrånvaro? Vi hjälper gärna till.