När semesterledighet möter föräldraledighet och byte av arbetsplats

I slutet av sommaren och början av hösten är en klassisk tid för att byta arbetsplats. För företag innebär det inte sällan många frågor om intjänad semester – särskilt när den nya medarbetaren är förälder, oavsett om den anställde slutar eller börjar. Vad gäller egentligen? Hur vet man hur många uttagna föräldraledighetsdagar som varit semesterlönegrundande? Och hur agerar man när nödvändig information för att kunna göra korrekta beräkningar uteblir?

Vi på Passion for Payroll möter ofta företag som vill göra rätt men saknar tydliga rutiner. Med rätt vägledning går det att skapa trygghet både för företaget och för medarbetaren.

Vad säger lagen om semesterlönegrundande föräldraledighet?

Enligt semesterlagen är frånvaro med föräldrapenning (ersättning från Försäkringskassan) semesterlönegrundande i upp till 120 dagar per födsel eller adoption. För ensamstående gäller istället 180 dagar. Det spelar ingen roll hur många barn som föds vid samma tillfälle – den semesterlönegrundande föräldraledigheten räknas per födsel, inte per barn.

De här dagarna kan spridas ut över tid och tas i olika perioder. Det gör att en nyanställd kan ha kvar semesterlönegrundande dagar, men det är långt ifrån säkert.

När snällhet riskerar att bli enormt kostsamt

Det är lätt att vilja ta den enkla vägen och hellre vara för generös. Många företag väljer därför att, för säkerhets skull, utgå från att en nyanställd har rätt till 120 nya semesterlönegrundande dagar (per barn). Det kan kännas tryggt, särskilt om personen inte lämnat någon information om barnens födelsedatum eller hur många barn de har. Men det innebär i praktiken att företaget tar på sig en rätt rejäl extra kostnad som flera företagsledare kanske inte ens är medvetna om.

Att vara omtänksam som arbetsgivare betyder inte att man måste avstå från att ställa frågor. Tvärtom. Genom att prata öppet om vad som gäller och vilka policyn företaget följer visar ni både respekt för den anställde och ansvar för företagets verksamhet.

💡 Tips!
Vill ni vara generösa – var det med öppenhet och tydlighet, den anställde bör bli uppmärksammad på att det är väldigt förmånligt att få ytterligare semesterlönegrundande föräldraledighetsdagar än de redan uttagna hos tidigare arbetsgivare. Att samla in information men ändå ge förmånligare villkor är bättre än att gissa och ge bättre anställningsvillkor utan att de anställda vet om det.

Vad det kan kosta att vara givmild

Tänk dig att fem nyanställda, alla med små barn, börjar efter sommaren. Om ni utan att ställa frågor antar att samtliga har rätt till 120 semesterlönegrundande dagar (per barn), vilket många lönesystem automatiskt räknar med om inget annat anges. Då måste ni räkna med ca fyra extra månaders intjänande av semester, per person och per barn.

Vid en månadslön på 35 000 kronor och semesterlön enligt sammalöneregeln så motsvarar det en semesterersättning på 1 760,5 kr per semesterdag/anställd. Vid en semesterrätt på 25 dagar så kommer den anställde tjäna in 9 semesterdagar under 120 semesterlönegrundande dagar. Fem personer med varsitt barn x 9 dagar x 1 760,5 kr = nästan 80 000 kr i ökad semesterlöneskuld. Lägg därtill på arbetsgivaravgifterna om 31,42% så kommer vi upp i en semesterskuld på nästan 105 000 kr.

En sådan extra kostnad borde vara väl kommunicerad och att de anställda är medvetna om de får detta som ett förmånligt anställningsvillkor. Lägg även till att många anställda har flera barn och därtill kan få dubbla eller ännu fler extra semesterdagar samt att så snart en anställd får en löneökning så kommer alla semesterdagarna med automatik att öka i värde i förhållande till löneökningen.

💡 Tips!
Deltidsledighet och enstaka föräldraledighetsdagar kan lätt falla mellan stolarna om det inte finns tydliga rutiner. Säkerställ att även kortare ledigheter alltid ansöks skriftligt – och att det finns en process för hur de godkänns och dokumenteras. Det gör det möjligt att hantera semesterintjänandet korrekt över tid.

Vad får företag egentligen fråga – och hur bör man agera i praktiken?

Lagen ger ingen rätt för företaget att kräva information om hur många semesterlönegrundande dagar som använts hos tidigare arbetsgivare eller hur många dagar med föräldrapenning som finns kvar hos Försäkringskassan. Därför kan ni som huvudregel utgå från att semesterlönegrundande dagar redan har nyttjats i tidigare anställning (för barn som inte är nyfödda). Däremot är det viktigt att alltid kontrollera hur det ska hanteras om ni har ett kollektivavtal.

Men – det är fullt tillåtet att fråga. Och det är ofta det klokaste ni kan göra. Vänligt formulerade frågor om när barnen är födda eller hur många dagar med föräldrapenning som tagits ut från Försäkringskassan skapar transparens och bygger förtroende. Om medarbetaren inte vill svara, utgår ni helt enkelt från att samtliga semesterlönegrundande dagar använts. Skulle den anställde sedan vilja justera detta, ligger det på den anställde att inkomma med ett intyg som styrker att dagar återstår.

💡 Tips!
Fråga hellre den anställde om uttagna dagar med föräldrapenning från Försäkringskassan än om semesterlönegrundande dagar – det brukar ge tydligare svar och leder oftare till att lön får informationen som krävs för att det ska bli rätt.

Ledighetsansökan – den viktigaste pusselbiten

Den mest naturliga platsen att fånga upp rätt information är vid själva ledighetsansökan. Det är dessutom ett lagstadgat moment – en föräldraledighet ska anmälas till arbetsgivaren minst två månader i förväg enligt föräldraledighetslagen.

Om ni i samband med ansökan efterfrågar hur många dagar med föräldrapenning som tagits ut för barnet, barnets födelsedatum och om det finns ensamvårdnad, kan ni hantera både semesterintjänande och eventuell rätt till föräldralön på ett korrekt sätt. Det gör också att lönehanteringen blir tryggare för alla inblandade – och att medarbetaren får tydlig information om vad som gäller.

💡 Tips!
Om det är svårt att få in all information i en ledighetsansökan eller att den processen saknas – se till att det åtminstone finns ett bra frånvarorapporteringssystem där barnets födelsedatum måste anges vid registrering av föräldraledighet. Det ger en grund att stå på, även om andra uppgifter saknas. Ett sådant krav kan till exempel konfigureras i frånvarorapporteringssystemet Sally – en lösning som många av våra kunder använder sig av.

Ett exempel från verkligheten

En nyanställd med två barn uppger att hen varit föräldraledig i flera omgångar. Företaget antar att det handlar om två olika födslar och räknar med 240 semesterlönegrundande dagar. Efter några månader visar det sig att det rörde sig om tvillingar – och att antalet borde ha varit 120.

Resultatet: felaktiga semesterskulder till ekonomi, felaktiga semestersaldon på den anställdes lönespecifikation, retroaktiva rättelser i lönesystemet för att justera om till rätt barn, rättelser av för mycket uttagen betald semester vilket gav upphov till en skuld för den anställde och lägg därtill den extra administration i form av både utredning och kommunikation av frågan som kunde ha undvikits med några enkla frågor i en lagstadgad ledighetsansökan istället.

Så skapar du hållbara HR- och lönerutiner

För att hantera dessa situationer på ett hållbart sätt behöver HR- och löneavdelningen samarbeta. Det bör finnas en väl utvecklad och kommunicerad rutin för hur ledighetsansökningar för föräldraledighet ska gå till. Efterfråga redan i ledighetsansökningen hur många semesterlönegrundande dagar/föräldrapenningdagar från Försäkringskassan som tagits ut, barnets födelsdatum och om eventuell ensamvårdnad föreligger så kommer ni få in den informationen ni behöver. Eftersom den anställde enligt lag ska anmäla sin föräldraledighet minst två månader i förväg så kommer ni slippa problem med att få in information för sent. Detta komma underlätta hanteringen och beräkningen av semester kommer bli korrekta från början. Dokumentera svaren – oavsett om all information kommer in eller om personen inte vill svara.

Om inget underlag eller svar lämnas, kan ni utifrån företagspolicy utgå från att alla semesterlönegrundande dagar har tagits ut (med undantag för om ni har kollektivavtal, då bör ni kontrollera hur ni får agera). På så sätt minimerar ni risken för felberäkningar, bygger in tydlighet och skapar förutsägbarhet i lönearbetet.

💡 Tips!
Skapa ett enkelt formulär för nyanställda där ni fångar upp antal barn, födelsedatum och hur många dagar som tagits ut. Det gör att ni kan dokumentera rätt från början – även om inga intyg lämnas in.

Checklista – så hanterar du semesterlönegrundande föräldraledighet vid nyanställning

✅ Fråga hur många dagar med föräldrapenning den anställde tagit ut
✅ Fråga när barnen är födda (inte bara hur många barn)
✅ Dokumentera svaren – eller avsaknaden av dem
✅ Om inga uppgifter lämnas: utgå från att alla semesterlönegrundande föräldradagar har tagits ut (kontrollera alltid hanterandet om ni har kollektivavtal!)
✅ Räkna högst tillåtet antal dagar enligt semesterlagen per födsel (fler vid ensamvård)
✅ Skapa hållbara rutiner för hur föräldraledighet under kortare perioder, på deltid och som spridda dagar ska hanteras för att inget ska hamna mellan stolarna ✅ Sätt rutiner för retroaktiva rättelser
✅ Skapa samarbete mellan HR- och löneavdelning

Vanliga frågor om semesterlönegrundande föräldraledighet vid byte av arbete

Hur många dagar är semesterlönegrundande?
120 dagar per födsel eller adoption, 180 om den anställde är ensamstående.
Vad gäller vid tvillingar?
Det är fortfarande 120 dagar som är semesterlönegrundande – lagen utgår från antal födslar, inte barn eller antal arbetsgivare.
Får vi kräva att personen visar intyg?
Nej. Men om ni utgår från fullt uttag av föräldrapenningdagar och den anställde protesterar, kan hen själv inkomma med ett intyg.
Vad gör vi om den anställde inte vet hur många dagar som tagits ut?
Be den anställde att logga in på Försäkringskassan där det enkelt går att se hur många dagar med föräldrapenning som tagits ut samt hur många dagar man har kvar på respektive barn. Om den anställde inte vill göra det, informera om att ni då utgår från fullt uttag – och att underlag behövs för att räkna annorlunda.
Hur hanterar vi om en anställd ändrar uppgift i efterhand?
Justera i lönesystemet, dokumentera vad som ändrats och varför.
Gäller andra regler om vi har kollektivavtal?
Semesterlagen är grunden, men kollektivavtal kan innehålla avvikelser. Kontrollera vad som gäller hos er.
Kan vi få problem vid revision om vi utgått från fullt uttag av föräldrapenningdagar?
Nej, så länge ni dokumenterat bedömningen och följer en tydlig policy och rutin. Vid kollektivavtal, kontrollera alltid hur det ska hanteras.
Vad händer om vi gjort fel?
Då gör man om och rättar till.
Vad händer om en medarbetare har haft föräldralön på sin tidigare arbetsplats och nu vill ta ut mer föräldraledighet, kan man få föräldralön från två arbetsgivare? Det finns inget som hindrar att en anställd får föräldralön från två olika arbetsgivare men allting beror på kriterier och policyn hos den nya arbetsgivaren. Har man kollektivavtal finns oftast minimikriterier för att undvika dubbel ersättning men om man som anställd uppfyller kriterierna så kan man ha rätt att få det även hos den nya arbetsgivaren vid en föräldraledighet.

Avslutande reflektion – ett litet samtal kan göra stor skillnad

Att hantera semesterlönegrundande föräldraledighet vid nyanställning kan kännas som ett snårigt område. Men med lite struktur, öppen dialog och god dokumentation går det att både göra rätt – och skapa trygghet för den anställde. Våga fråga. Våga vara tydlig. Och framför allt – se till att ha rutiner som bär även när information saknas.

Har du funderingar kring hur ni bäst hanterar föräldraledighet och semesterlönegrundande frånvaro vid nyanställningar? Är du nyfiken på frånvarosystemet Sally?
Det här är frågor vi på Passion for Payroll arbetar med dagligen och vi hjälper gärna till med vägledning, rutiner och hållbar lönehantering.
Tveka inte att höra av dig – vi finns här för att stötta dig.