Att semesterdagar tas ut i tid är avgörande för medarbetarnas hälsa och för att företaget ska undvika både juridiska risker och ökade kostnader. Vi på Passion for Payroll ser ofta hur bristande rutiner skapar problem – därför delar vi här våra bästa tips för en smidigare semesterhantering.

Semesterdagar – inte bara en rättighet utan ett ansvar

Många arbetsgivare fokuserar på att följa reglerna kring semesterlön, men glömmer att själva uttaget av semesterdagar är minst lika viktigt. Enligt semesterlagen ska varje anställd ta ut minst 20 betalda semesterdagar per år i ledighet, förutsatt att dagarna är betalda. Resterande betalda semesterdagar kan sparas.

För arbetsgivare innebär detta inte bara en skyldighet att administrera rätt antal semesterdagar – utan även att aktivt följa upp att dessa faktiskt tas ut. Det innebär att det är viktigt att ha löpande koll på uttaget under året och ha tydliga rutiner för uppföljning. Om den anställde av någon anledning blivit förhindrad att ta ut sin semester är det arbetsgivarens ansvar att förlägga ut den senast innan semesterårets slut. Den som inte tar semester riskerar att inte få den återhämtning som behövs för att orka långsiktigt, vilket i sin tur påverkar arbetsmiljön och företagets resultat.

Tips: Ha med en semesteröversikt i varje utvecklingssamtal. Det visar omtanke och kan hjälpa till att förebygga framtida hälsoproblem eller sjukdomssituationer.

Vikten för både arbetsgivare och anställda att semesterdagar tas ut

Forskning visar tydligt att vila och återhämtning ökar såväl produktivitet som medarbetarlojalitet. Bland annat har Stockholms Universitets sömn- och stressforskare på Psykologiska institutet visat att otillräcklig återhämtning ökar risken för utmattning och sjukskrivning och trycker på vikten av längre tids återhämtning, dvs semester. En artikel i Harvard Business Review visar dessutom att semester ökar kreativitet, engagemang och prestation.

Ur ett arbetsgivarperspektiv handlar det alltså om att ta ansvar för arbetsmiljön och förebygga ohälsa. Om medarbetare inte får möjlighet till återhämtning ökar risken för sjukskrivningar och utmattning.

Från ett strikt legalt perspektiv handlar det även om att minimera juridiska risker. En arbetsgivare som tillåter att betalda semesterdagar betalas ut i pengar utan att ledigheten tas ut kan drabbas av skadestånd – även om det skett i samråd med den anställde. Det har nämligen ingen betydelse om det är den anställde som bett om utbetalningen – det är arbetsgivarens ansvar att semesterdagar tas ut i ledighet. Dessutom kan fackföreningar ställa krav, om regler i kollektivavtalet åsidosätts.

Tips: Låt en lönebyrå kvalitetssäkra er semesterhantering. Det är en liten insats som kan spara både mycket tid och pengar.

Vad lagen säger om semesterdagar

Semesterlagen är en skyddslagstiftning som gäller för alla anställda som inte har särskilda kollektivavtal. Lagen fastslår att varje anställd har rätt till 25 semesterdagar per år (motsvarande 5 veckors semesterledighet), oavsett om man arbetar heltid, deltid eller har oregelbundna arbetstider. Minst 20 av dessa dagar ska tas ut i ledighet under semesteråret, som i normalfallet sträcker sig från 1 april till 31 mars. Stora delar av semesterlagen är dispositiv vilket innebär att ovanstående är de minimikrav som lagen ställer men det är alltid tillåtet att avtala om bättre förutsättningar, tex en högre semesterrätt.

De semesterdagar som är kvar efter att 20 dagar har tagits ut får sparas i upp till fem år. Precis som med årets betalda semesterdagar så är det arbetsgivarens ansvar att, i överenskommelse med den anställde, förlägga sparade semesterdagar för att följa semesterlagen. Årets betalda semesterdagar måste tas ut innan sparade dagar tas ut vilket innebär ett extra krav på planering och uppföljning. En anställd med 25 dagars semesterrätt och 5 sparade semesterdagar måste alltså i praktiken ta ut 30 dagars semester (25 betalda + 5 sparade) det år då de sparade semesterdagarna önskas tas ut vilket är viktigt att ta höjd för.

Det är därför viktigt att planera och ha en rutin för hur man håller koll på att de ordinarie semesterdagarna förläggs innan de sparade dagarna. Risken är annars stor att arbetsgivaren (felaktigt) tror att sparade dagar blir förlagda utan att de egentligen blir det. Resultatet blir ofta att arbetsgivaren istället tvingas betala ut de sparade dagarna i pengar alternativt tillåter den anställde att spara dagarna längre än 5 år eftersom det blir för sent på semesteråret att förlägga dem. Båda dessa alternativ är felaktiga och båda blir väldigt kostsamma för bolaget.

Det är inte tillåtet att ta ut semester i halvdagar – hela dagar gäller enligt lag.

Enligt lag avser semesterledighet alltid hela dagar, detta för att full återhämtning ska kunna ske. Semester kan enligt lagen alltså aldrig tas ut som del av dag. Däremot kan kollektivavtal göra avsteg från semesterlagen där den är dispositiv och reglera om bland annat timsemester. De kan även exempelvis ge en högre semesterrätt, andra beräkningsmodeller för semesterlön, eller tillämpa ett justerat semesterår. Därför är det viktigt att alltid kontrollera vad som gäller i det egna kollektivavtalet och ha semesterlagen som grund.

Tips: Kontrollera om ert kollektivavtal ställer krav på hur och när semesterdagar ska tas ut. Det kan variera en hel del.

Vad riskerar man som arbetsgivare om man inte agerar?

Om du inte ser till att anställda tar ut sina semesterdagar i tid kan företaget drabbas av flera negativa konsekvenser. För det första finns risken att drabbas av skadeståndsanspråk från anställda eller fackliga organisationer, särskilt om utbetalning av semesterdagar sker i strid med lagen eller gällande kollektivavtal.

För det andra skapas ofta administrativa svårigheter när semesterdagar tillåts ackumuleras. Det blir svårare att planera verksamheten och det finansiella resultatet kan påverkas negativt när många dagar tas ut samtidigt eller måste lösas ut i pengar vid avslutad anställning. Viktigt att komma ihåg är även att semesterdagarnas värde räknas upp vid löneökningar efter lönerevisioner vilket ytterligare ökar på semesterskulden och medföljande kostnader för företaget (se det fiktiva räkneexemplet nedan). Dessutom kan det leda till obalanser i arbetsmiljön, där vissa medarbetare ständigt är närvarande medan andra är frånvarande under längre perioder.

Slutligen påverkar det arbetsmiljön negativt om anställda inte får möjlighet till återhämtning. Det kan leda till ökad sjukfrånvaro, lägre trivsel och sämre prestationer.

Fiktivt räkneexempel, uppräkning pga lönerevision

Tänk att ni har en anställd med en månadslön om 25 000 kr med 0,43% semestertillägg, enligt semesterlagen. En semesterdag år 1 är värd 1 257,5 kr (25 000 x 5,03%). Om den anställde tillåts spara 1 semesterdag i 10 år och vid uttagstillfället har en månadslön på 55 000 kr (dvs haft en löneutveckling från 25 000 kr till 55 000 kr på 10 år) så kommer den sparade semesterdagen efter uppräkning istället vara värd 2 766,5 kr vilket innebär en ökad kostnad på 1 509 kr/semesterdag enbart pga lönerevisioner. Om vi även räknar med kostnaden för arbetsgivaravgifter så innebär det en total ökning med 1 983,13 kr/semesterdag.

För att fortsätta tankeexemplet kan vi tänka oss att den anställde istället fått spara 5 dagar/år i dessa 10 år och sedan slutar. Detta innebär att den anställde kommer ha 50 sparade semesterdagar á 2 766,5 kr, dvs den anställde har rätt att få en slutlön på 2 766,5 kr x 50 sparade semesterdagar vilket blir 138 325 kr. Dessutom tillkommer arbetsgivaravgifter på 43 461,7 kr.

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att ovanstående är ett räkneexempel på vad som händer om en anställd tillåts spara dagar för länge och hur kostnaden av sparade semesterdagar påverkas av lönerevisioner. Fundera själv på vad det skulle innebära om du skulle ha 5 anställda med liknande förutsättningar. Eller om dessa anställda har dubbelt så höga månadslöner än i vårt räkneexempel ovan. Vad skulle detta ha för påverkan på företagets semesterskuld?

Enligt semesterlagen får semesterdagar inte sparas mer än 5 år men ofta tillåts detta i praktiken.

Skicka uppdaterade semesterlistor – ett enkelt men kraftfullt verktyg

Ett effektivt sätt att förebygga problem med outtagna semesterdagar är att regelbundet skicka ut uppdaterade semesterlistor till chefer eller andra ansvariga. Listorna bör visa hur många betalda semesterdagar varje medarbetare har kvar att ta ut och skickas ut minst tre gånger per år – inför sommarsemestern, efter sommarsemestern och inför julledigheten. På så sätt får cheferna tid att planera och eventuellt förlägga semesterledighet innan semesteråret tar slut.

Att vara ute i god tid är avgörande för att kunna säkerställa att varje anställd tar ut minst 20 betalda semesterdagar enligt lag. Här är det viktigt att poängtera att anställda som varit föräldralediga eller haft sjukfrånvaro som förhindrat dem att ta ut semester ”som vanligt” är ett undantag från regeln om att behöva ta ut minst 20 dagar om dem inte haft möjlighet till det. Dessa kan få flytta över kvarvarande betalda semesterdagar upp till sin semesterrätt till det nya semesteråret för att ha möjlighet att ta ut fullt antal betalda semesterdagar vid återkomst, helt enkelt byta sina obetalda semesterdagar mot flyttade betalda semesterdagar.

Tips: Sätt en rutin i HR- eller lönesystemet eller via er lönebyrå att skicka påminnelser om uttag av semesterdagar baserat på företagets behov men viktigast är att detta görs efter sommarsemestern och innan julledigheten.

Tips för att säkerställa att semesterdagar tas ut korrekt

Följ upp semesterdagar regelbundet i lönesystemet
Samverka med medarbetaren för att planera uttag
Bevaka femårsregeln för sparade dagar
Kontrollera alla anställda som haft ej semesterlönegrundande frånvaro såsom tjänstledighet, föräldraledighet efter dag 120 och sjukskrivningar efter dag 180 så att deras semesterintjänande hanteras korrekt
Kontrollera nyanställda och anställda med ändrad sysselsättningsgrad så att deras intjänade semesterdagar beräknas korrekt
Kontrollera kollektivavtalet och hur det förhåller sig till semesterlagen
Låt en lönebyrå kvalitetssäkra semesterårsskiftet
Skicka ut uppdaterade semesterlistor till chefer minst tre gånger per år för att möjliggöra planering av återstående semesterdagar

Vanliga frågor om semesterdagar och arbetsgivaransvar

Hur många semesterdagar måste tas ut?
Minst 20 betalda dagar per år enligt lag. Alla dagar utöver 20 får sparas. Har den anställda bara obetalda semesterdagar kan arbetsgivaren inte tvinga den anställde att ta ut dessa.
Kan semesterdagar betalas ut i pengar?
Endast vid anställningens slut, byte av semesterår eller vid långvarig frånvaro (sparade dagar kan undantagsvis betalas ut om de inte kunnat förläggas ut).
Vad gäller för sparade semesterdagar?
De ska tas ut inom fem år och det är arbetsgivarens ansvar att ha rutiner för planerandet för den anställde att förlägga ut dem. Om de inte tagits ut eller förlagts under dessa fem år kan de undantagsvis få sparas ett sjätte år för att de ska kunna förläggas ut. Att betala ut semesterdagar som inte förlagts är egentligen inte ett alternativ enligt lag, trots att det ofta görs i praktiken.
Får man ta semester i halvdagar?
Nej, bara hela dagar enligt lag (dock finns undantag i kollektivavtal, kontrollera alltid vad som gäller för just ert avtal).
Vad gäller vid sjukdom under semester?
Anmäl sjukdom direkt så att dagarna kan omvandlas till sjukdagar och semestern förflyttas, se tidigare blogginlägg om Sjuk under semestern.

Sammanfattning

Att ha koll på semesterdagar är mer än att registrera dem korrekt i lönesystemet. Det handlar om hälsa, ansvar och förtroende. En arbetsgivare som prioriterar medarbetarnas vila och återhämtning bygger inte bara ett mer hållbart företag, utan minskar också risken för framtida konflikter eller rättsliga påföljder.

Vi på Passion for Payroll vet hur komplex semesterhanteringen kan vara, inte minst vid årsskiften, sjukskrivningar eller när kollektivavtal ska tolkas. Därför väljer många företag att ta hjälp av oss som lönebyrå för att säkerställa att allting blir rätt från början.

Tips: Har du funderingar kring hur ni kan arbeta för att förbättra uttag av semesterdagar? Kontakta oss, vi delar gärna med oss av våra erfarenheter.