Storhelger som jul, nyår och påsk är en period då många medarbetare vill kombinera semester, föräldraledighet och röda dagar. För dig som arbetsgivare innebär det ofta fler frågor, fler sena ändringar och ett större behov av planering än under resten av året. Många av de här frågorna dyker inte upp förrän efteråt – när ledigheten redan har börjat eller när året precis ska summeras.

Hur påverkar ledighet runt storhelger beräkningen av löneavdrag?
När behöver ledigheten vara anmäld?
Och vad gäller om en ledighet fortsätter över ett månadsskifte eller årsskifte?

Här går vi igenom vad som är bra att ha koll på för dig som arbetsgivare – både ur ett regelperspektiv och för att skapa tydlighet gentemot dina medarbetare.

Arbetsdagar och kalenderdagar – en avgörande skillnad

Vid ledighet som förläggs kring storhelger, till exempel jul, nyår och påsk, uppstår ofta en föreställning om att alla dagar räknas på samma sätt, vilket inte stämmer.

Eftersom det inte finns några lagstadgade regler för hur löneavdrag ska beräknas vid föräldraledighet och tjänstledighet, utgår beräkningarna i praktiken oftast från kollektivavtal. Kollektivavtalen är normerande för olika branscher och ligger till grund för hur lönehantering och löneavdrag utformas i de flesta verksamheter.

Saknas kollektivavtal behöver arbetsgivaren ha en tydlig intern policy för hur löneavdrag ska beräknas, så att det är tydligt för både medarbetare och den som arbetar med löner vad som gäller.

I den här genomgången utgår vi från de vanligaste beräkningsprinciperna i tjänstemannaavtalen. Där finns i huvudsak två sätt att beräkna löneavdrag vid föräldra- och tjänstledighet. Vilket beräkningssätt som ska användas avgörs i första hand av hur många arbetsdagar i följd ledigheten omfattar, inte hur många kalenderdagar ledigheten sträcker sig över.

Föräldra- och tjänstledighet upp till fem arbetsdagar i följd

Om ledigheten omfattar högst fem arbetsdagar i följd görs löneavdrag per arbetsdag. Helger och röda dagar räknas då inte in när man bedömer hur lång ledigheten är.

Föräldra- och tjänstedighet som överstiger fem arbetsdagar i följd

Om ledigheten i stället blir längre än fem arbetsdagar i följd ska löneavdrag göras per kalenderdag. I det fallet räknas även helger och andra arbetsfria dagar in i ledighetsperioden.

Detta är särskilt relevant runt jul och nyår, då många kalenderdagar är arbetsfria samtidigt som antalet faktiska arbetsdagar ofta är få (detta kan givetvis även appliceras på andra högtider med helgdagar som infaller på veckodagar). Det innebär att även små skillnader i hur ledigheten förläggs kan få stor betydelse för hur löneavdrag ska beräknas enligt gällande avtal.

Små datumförändringar kan få stora konsekvenser

Ett vanligt scenario runt jul är att en ledighet påbörjas strax före jul, fortsätter över årsskiftet och avslutas i början av januari. För dig som arbetsgivare är det då viktigt att se hela den sammanhängande perioden, inte bara dagarna före jul och fram till nyåret.

Om ledigheten passerar gränsen på fem arbetsdagar i följd kan hela perioden behöva bedömas enligt kalenderdagsprincipen. Det kan i sin tur innebära att löneavdraget blir annorlunda än vad både arbetsgivare och medarbetare först räknat med.

I praktiken leder det ofta till att arbetsgivaren behöver återkoppla till medarbetaren i efterhand, till exempel för att förklara varför löneavdraget blev högre än förväntat eller varför ledigheten behövde bedömas på ett annat sätt än vad man först trodde.

Detta hänger också ihop med hur de flesta lönesystem är uppbyggda. Löneberäkningar görs normalt månadsvis och systemet bedömer ledigheten utifrån de uppgifter som finns tillgängliga vid respektive lönekörning.

Det innebär att frånvaro under december ofta beräknas utifrån de arbetsdagar som är kända fram till den 31 december. Ledigheten kan då till exempel bedömas som upp till fem arbetsdagar i följd och hanteras som arbetsdagsavdrag. När ytterligare frånvaro senare rapporteras under januari justerar lönesystemet sällan beräkningen automatiskt.

Om hela ledighetsperioden i efterhand visar sig överstiga fem arbetsdagar i följd behöver lönefunktionen därför ofta gå in manuellt och korrigera lönen för föregående månad för att uppnå korrekt beräkning.

Exemplen nedan utgår från jul- och nyårshelgerna 2025–2026, men samma principer gäller vid andra storhelger med röda dagar på vardagar, kalendern vid den aktuella tidpunkten är det som styr.

Om t ex en föräldraledighet initialt såg ut att sträcka sig mellan:

22–31 december (2025) där 22, 23, 29 och 30 december är arbetsdagar vilket är mindre än 5 arbetsdagar = arbetsdagsavdrag görs för de specifika arbetsdagarna i perioden

vid en månadslön på 40 000 kr blir löneavdraget 7 619,04 kr (40 000 / 21 x 4 arbetsdagar) för decembers frånvaro

MEN det visar sig att den sammanhängande ledigheten blir:

22 december (2025) - 6 januari (2026), där 22, 23, 29 och 30 december samt 2 och 5 januari är arbetsdagar vilket blir mer än 5 arbetsdagar = kalenderdagsavdrag ska göras för alla kalenderdagar i perioden

detta ger istället ett löneavdrag på 21 041,10 kr (40 000 x 12 / 365 x 16 kalenderdagar) för perioden december – januari trots att det endast handlar om ytterligare 2 arbetsdagars frånvaro

Det här innebär ofta en justering i februaris lönekörning när januaris avvikelser hanteras, och kan kräva en förklaring till medarbetaren kring varför hela ledigheten nu behöver bedömas enligt kalenderdagsprincipen.

Att tidigt uppmärksamma hur ledigheten faktiskt är tänkt att se ut, särskilt när den sträcker sig över ett månadsskifte eller årsskifte, minskar risken för missförstånd och onödiga korrigeringar längre fram. För arbetsgivaren innebär det också att så korrekta uppgifter som möjligt behöver finnas på plats i god tid innan lönekörningen påbörjas för att möjliggöra korrekta beräkningar från början.

En tidig dialog gör det också möjligt att informera om hur löneavdraget kan påverkas av ledighetens längd. Det kan ge medarbetaren möjlighet att justera sin ansökan i förväg, i stället för att frågor och ändringar uppstår i efterhand när löneavdraget redan är gjort.

Faktaruta: Föräldraledighet enligt föräldraledighetslagen – vad arbetsgivaren behöver ha koll på
En medarbetares ledighet räknas som föräldraledighet enligt föräldraledighetslagen när den tas ut med stöd i lagen och är korrekt anmäld till arbetsgivaren. Föräldraledighet kan tas ut i flera olika situationer, bland annat när:

ledigheten tas ut i samband med barns födelse eller adoption
barnet är under 18 månader, oavsett om föräldrapenning betalas ut eller inte
föräldrapenning tas ut från Försäkringskassan
ledigheten under ovanstående förutsättningar är anmäld till arbetsgivaren i förväg, som huvudregel minst två månader innan föräldraledigheten påbörjas

Enligt föräldraledighetslagen har arbetstagaren rätt att ta ut högst tre föräldraledighetsperioder per kalenderår. En föräldraledighetsperiod som sträcker sig över ett årsskifte räknas som en och samma period och hänförs till det kalenderår då ledigheten påbörjades.
För arbetsgivaren innebär detta att:

det är ledighetsansökan och dess omfattning som ligger till grund för hur ledigheten ska bedömas
en ledighet som inte är korrekt anmäld, är otydlig eller ändras i efterhand i vissa fall kan behöva bedömas som tjänstledighet, trots att avsikten varit föräldraledighet

Tydliga rutiner för ansökan, uppföljning och dokumentation av föräldraledighet är därför avgörande, särskilt vid ledighet som förläggs runt storhelger eller över månadsskiften.

Föräldraledighet ska anmälas två månader i förväg

En vanlig missuppfattning i många verksamheter är att föräldraledighet anses korrekt hanterad så länge den registreras löpande i ett frånvarorapporteringssystem. I praktiken är det dock två olika saker som ofta blandas ihop: anmälan av föräldraledighet enligt föräldraledighetslagen och registrering av frånvaro för lönehantering.

Att en medarbetare registrerar föräldraledighet månadsvis eller i efterhand i ett system uppfyller inte kravet på att ledigheten ska vara anmäld i förväg. Enligt föräldraledighetslagen ska föräldraledighet som huvudregel anmälas minst två månader innan ledigheten påbörjas, med tydlig information om ledighetens omfattning och planerade längd.

I många organisationer saknas formella ledighetsansökningar och hanteringen sker i stället genom löpande registreringar. Det kan fungera administrativt på kort sikt, men skapar ofta problem när ledigheten sträcker sig över månadsskiften, årsskiften eller passerar gränser som påverkar löneberäkningen. För lönefunktionen innebär detta ofta att man i efterhand behöver tolka, komplettera eller korrigera uppgifter som egentligen borde ha varit kända från början.

För dig som arbetsgivare är det därför viktigt att skilja på planering och anmälan av ledighet och registrering för lön, och att ha tydliga rutiner för hur föräldraledighet ska anmälas i förväg. Det skapar bättre förutsättningar för korrekt lönehantering, minskar behovet av efterjusteringar och ger både medarbetare och lönefunktion tydligare spelregler.

Antalet föräldraledighetsperioder under året

Som arbetsgivare behöver du också ha koll på hur många föräldraledighetsperioder en medarbetare redan har haft under året.

En föräldraledighetsperiod kan till exempel vara en sammanhängande ledighet eller en återkommande ledighet vissa bestämda dagar i veckan. Enligt föräldraledighetslagen har arbetstagaren rätt att ta ut högst tre föräldraledighetsperioder per kalenderår, och arbetsgivaren har en skyldighet att godkänna dessa, under förutsättning att arbetstagaren tar ut föräldraledighet enligt hur föräldraledighetslagen anger att man har rätt att vara föräldraledig. Om en föräldraledighetsperiod sträcker sig över ett årsskifte räknas den som en och samma period och anses höra till det kalenderår då ledigheten påbörjades.

Har medarbetaren redan haft tre perioder kan ytterligare en period kräva dialog och överenskommelse. Här är det viktigt med tydlighet för att undvika frustration eller olika förväntningar.

Arbetsgivarens ansvar vid långledighet och semester

Som arbetsgivare har du inte bara att förhålla dig till regler kring föräldraledighet, utan även ett ansvar kopplat till semesteruttag. Jul och nyårshelgen sammanfaller ofta med perioder då många medarbetare har kvar betalda eller sparade semesterdagar, vilket gör semesterfrågan extra aktuell.

Arbetsgivaren har ett ansvar att säkerställa att medarbetare tar ut minst 20 betalda semesterdagar per semesterår och att sparade semesterdagar förläggs innan de riskerar att förfalla. Det kräver framförhållning och en tydlig överblick över både det aktuella och kommande semesteråret.

Genom att tidigt informera om hur många semesterdagar som finns kvar, skicka ut semesterlistor både efter sommarsemestern och inför julledigheten och uppmuntra medarbetare att planera sin ledighet i god tid minskar risken för både sena ansökningar och lönekorrigeringar i efterhand.

Semester och föräldraledighet hanteras på olika sätt och följer olika regelverk. Föräldraledighet påverkas av hur många arbetsdagar i följd ledigheten omfattar, medan semester inte påverkas av femdagarsgränser eller periodindelning på samma sätt.

Dialog inför storhelger, en nyckel till tydlighet

Många av de frågor som uppstår kring ledighet och löneavdrag efter storhelger bottnar inte i avtal och lagar i sig, utan i otydlighet kring hur ledigheten faktiskt var tänkt att se ut. För arbetsgivaren handlar det därför mycket om att ställa rätt frågor redan när ledigheten diskuteras.

Inför storhelger är det klokt att säkerställa att både du och medarbetaren har samma bild av en föräldraledighets förläggning. Gäller ledigheten bara dagarna fram till årsskiftet, eller sträcker sig ledigheten in i januari? Finns det risk att ledigheten blir längre än fem arbetsdagar i följd? Och har medarbetaren redan haft flera föräldraledighetsperioder under året?

En tidig dialog gör det lättare att fånga upp sådana frågor innan de blir praktiska problem i samband med lönekörning eller årsskifte. Om alla uppgifter inte finns på plats innan lönekörningen i december stängs, till exempel om det är oklart hur länge föräldraledigheten ska pågå eller om den fortsätter in i januari, är det viktigt att frågan fångas upp. För dig som arbetsgivare innebär det då att säkerställa att korrekt information om ledighetens omfattning, slutdatum och eventuell förlängning kommer in innan januarilönen ska beräknas. Det skapar trygghet för medarbetaren och minskar risken för korrigeringar i efterhand.

Checklista för dig som arbetsgivare

Säkerställ att det finns tydliga rutiner för ledighetsansökningar, så att föräldraledighet planeras och anmäls i förväg, inte endast registreras löpande i ett frånvarosystem
Säkerställ att föräldraledighet är anmäld i rätt tid enligt föräldraledighetslagen

Kontrollera hur många föräldraledighetsperioder medarbetaren redan haft under kalenderåret

Se till hela ledighetsperioden, särskilt om den sträcker sig över ett månadsskifte eller årsskifte

Var tydlig med vad som gäller vid sena ändringar eller förlängningar av ledighet

Säkerställ om föräldraledigheten är semesterlönegrundande eller inte och informera medarbetaren om vad som gäller
Om verksamheten saknar kollektivavtal, säkerställ att det finns en tydlig policy för hur föräldra- och tjänstledighet ska beräknas, så att både medarbetare och lönefunktion vet vad som gäller

Informera om kvarvarande semesterdagar och säkerställ att minst 20 betalda semesterdagar tas ut per semesterår, samt bedöm om förläggning krävs av semesterdagar som inte får sparas inför ett semesterårsskifte

Vanliga frågor (FAQ)

Måste vi godkänna föräldraledighet som anmäls sent?
Som huvudregel ska föräldraledighet anmälas minst två månader i förväg, eller så snart som möjligt. Om anmälan sker sent är arbetsgivaren inte alltid skyldig att godkänna ledigheten i den form eller vid den tidpunkt som önskas. Samtidigt finns situationer där rätten till ledighet ändå gäller enligt föräldraledighetslagen, till exempel vid oförutsedda händelser under en pågående graviditet eller liknande.

Hur många föräldraledighetsperioder måste vi godkänna per år?
Normalt upp till tre perioder per kalenderår, under förutsättning att arbetstagaren ansöker om föräldraledighet enligt föräldraledighetslagen.

Spelar det någon roll om föräldraledigheten fortsätter efter ett månadsskifte eller årsskifte?
Ja. Om ledigheten blir längre än fem arbetsdagar i följd kan det påverka hur löneavdrag ska beräknas, även för dagarna före månads- eller årsskiftet.

Vem ansvarar för att semester tas ut?
Det yttersta ansvaret ligger hos arbetsgivaren att säkerställa att minst 20 betalda semesterdagar tas ut per semesterår. Arbetsgivaren behöver också ha kontroll över sparade semesterdagar och, vid behov, planera för förläggning av betalda semesterdagar som inte får sparas inför ett semesterårsskifte.

Räknas semester, föräldraledighet och tjänstledighet ihop?
Nej. Semester, föräldraledighet och tjänstledighet är olika former av ledighet och hanteras enligt olika regelverk. De räknas därför inte ihop när man bedömer exempelvis femdagarsgränsen vid föräldraledighet.

Påverkar röda dagar hur femdagarsgränsen beräknas?
Röda dagar och helger räknas inte som arbetsdagar. Det är antalet arbetsdagar i följd som avgör om femdagarsgränsen passeras, vilket gör att röda dagar kan påverka hur lång en ledighet blir i praktiken.

Avslutande ord

Storhelger med många röda dagar är ofta en intensiv period, både för verksamheten och för medarbetarna. När planering och underlag finns på plats i god tid minskar risken för missförstånd kring ledighet och lön.

Ett genomtänkt arbetssätt kring ledighet skapar trygghet, sparar tid och gör lönehanteringen smidigare även när vardagen tar vid igen.

Vi på Passion for Payroll vill avslutningsvis önska er alla en riktigt fin början på det nya året!