Har ni sammanfallande semesterår där intjänandeåret och semester/uttagsåret är samma? Då vet du att kalenderårets början ofta innebär mer än nya mål och siffror – det innebär också nya semestersaldon. Vi på Passion for Payroll lyfter några av de vanligaste fallgroparna vid semesterårsskifte och hur du kan undvika dem.
Även om sammanfallande semesterår ofta följer kalenderåret behöver det inte alltid vara så. Vissa företag har andra start- och slutdatum men principen är densamma, intjänande och uttag av semesterdagar sker under samma period.

När kalendern styr semestern

För många företag markerar årsskiftet både ett avslut och en början – ett nytt bokföringsår, nya mål och ett nytt semesterår. För de som arbetar med lön innebär det att det är dags för ett av årets mest centrala moment: semesterårsskiftet.

Vid sammanfallande semesterår, även kallat innevarande semesterår, följer intjänandeåret och semester/uttagsåret i de allra flesta fall kalenderåret. Den anställda tjänar alltså in och tar ut sina semesterdagar under samma period, i det här fallet från den 1 januari till den 31 december.

För oss på Passion for Payroll är detta ett område vi vet kräver både noggrannhet och framförhållning. Ett semesterårsskifte är inte enbart en teknisk uppdatering i lönesystemet – det är ett tillfälle att skapa struktur, förtroende och trygghet. När semesterdagar, frånvaro och värden är korrekta från början, blir det lättare att säkerställa både lagens krav och en rättvis lönehantering. Det gynnar både företaget och medarbetarna.

Tips! Planera in en intern avstämning redan i november eller december, när det nya året och lönekörningen för januari startat så kommer det vara kort om tid som det är. Då hinner ni kontrollera semesterdagar, frånvaro och eventuella förändringar i sysselsättningsgrad i lugn och ro – och slipper stressa med rättningar när året redan har börjat.

Kort om skillnaden mellan föregående och sammanfallande semesterår

Enligt semesterlagen löper semesteråret mellan den 1 april och den 31 mars. Under dessa tolv månader tjänas semestern in (intjänandeår), och under nästföljande år tas den ut (uttagsår). Det kallas för föregående eller släpande semesterår och är standard för företag som följer lagen utan avvikande kollektivavtal.

Vid sammanfallande eller innevarande semesterår följer intjänandet och uttaget samma period. Den anställde får sina nya semesterdagar redan i januari och kan börja ta ut dem direkt – samtidigt som de tjänas in. Det ger, förutom en tydlig rytm för hela organisationen, även mindre ackumulerade semesterskulder, att företaget slipper erbjuda förskottssemester och att de anställda slipper vänta ett helt intjänandeår innan de får tillgång till betalda semesterdagar.

Skillnaden mellan de två regelverken ligger alltså inte i hur många dagar den anställda har rätt till – enligt lagen minst 25 per år – utan i när dagarna tjänas in och när de blir tillgängliga för uttag.

I praktiken innebär det att företag med sammanfallande semesterår behöver ha extra god kontroll under året. Ändringar i sysselsättningsgrad, frånvaro, nyanställningar eller avslut påverkar löpande hur semesterdagar tjänas in och ska värderas. Det är också därför det är viktigt att semesterhanteringen inte ses som en engångshändelse i januari – utan som ett kontinuerligt arbete under hela året.

Tips! Oavsett vilket semesterår ni tillämpar är det viktigt att ha tydliga interna rutiner för hur semester ska beräknas och följas upp.

När och hur sker semesterårsskiftet vid innevarande semesterår?

För företag som tillämpar sammanfallande semesterår (kalenderår) görs semesterårsskiftet efter lönekörningen i januari. Det är först då alla uppgifter för det gångna året – som uttagna semesterdagar, sjukfrånvaro, föräldraledighet och eventuella justeringar – är färdiga och registrerade. Genom att vänta tills januari är stängd säkerställer du att ingen information från december missas. Skulle du genomföra skiftet för tidigt finns en risk att semesterdagar eller värden blir fel, vilket kan få följdeffekter i hela årets lönehantering.

Ett vanligt misstag är att underskatta hur mycket som faktiskt påverkas av semesterårsskiftet. Det handlar inte bara om att lägga ut nya semesterdagar utan om att uppdatera och kontrollera inställningar och värden i lönesystemet, rätta till semestertillägg, beräkna sparade dagar och säkerställa att all frånvaro påverkat intjänandet på rätt sätt. Ett genomtänkt semesterårsskifte gör det lättare att hantera löpande förändringar under året och minskar risken för både felaktiga löner och missnöjda medarbetare.

Tips! Har ni ett lönesystem där semesterårsskiftet går att göra redan efter lönekörningen i januari så skicka ut uppdaterade semestersaldon redan då. Om systemet inte stöder en sådan hantering så gör en notering på januaris lönespecifikationer om att nya semesterdagar för året kommer synas först på februaris lönespecifikationer för att bespara löneavdelningen frågor från oroliga medarbetare.

Så förbereder du skiftet

Förberedelserna inför ett semesterårsskifte handlar till stor del om att kontrollera, stämma av och säkerställa att alla underlag är korrekt så att hanteringen som följer både lag och avtal.

Börja med att se till att all närvaro och frånvaro är registrerad i löneprogrammet. Det gäller särskilt de typer av frånvaro som påverkar semesterintjänandet, som sjukdom, föräldraledighet och tjänstledighet. Enligt semesterlagen är till exempel sjukfrånvaro semestergrundande i upp till 180 dagar, medan föräldraledighet räknas upp till 120 dagar (180 för ensamstående). Tjänstledighet och olovlig frånvaro är däremot inte semestergrundande från dag ett.

Gör därefter en avstämning av inställningarna i lönesystemet: semesterrätt, semestertilläggsmetod, avtal, personalkategori och rutiner för överföring av dagar. Gå även igenom att rätt semesteravtal är kopplat till varje anställd och att beräkningsmodellen stämmer mot kollektivavtalet.

Kontrollera sedan era kollektiv- och anställningsavtal. Många avtal innehåller avvikelser från semesterlagen, till exempel fler semesterdagar, särskilda regler för semestertillägg eller alternativa beräkningsmetoder. För att undvika misstag måste löneprogrammet spegla dessa regler fullt ut.

När allt underlag stämmer är det dags att räkna ut intjänade semesterdagar. För heltidsanställda är semesterrätten oftast 25 dagar, men i vissa avtal förekommer fler. För deltidsanställda, nyanställda och personer som avslutat sin tjänst under året behöver beräkningen göras proportionerligt. Även ändrad sysselsättningsgrad kan påverka både antalet och värdet på dagarna.

Kontrollera att semestergrundande frånvaro är korrekt, att semesterdagarna stämmer mot anställningstiden och att inga felregistreringar finns på lönearter. På så sätt slipper du tidskrävande rättningar i efterhand – något som både HR och ekonomi tjänar på. Avslutningsvis är det klokt att göra stickprov på några anställda med olika anställningsformer, frånvarotyper eller om andra förutsättningar finns innan du går vidare, detta för att säkerställa att korrekt information finns i systemet och att systemet beräknar dessa korrekt.

Tips! Dokumentera dina rutiner! Skriv ner i vilken ordning du gör kontrollerna, vilka rapporter du använder och vilka avstämningar som ska göras. Det underlättar både vid framtida semesterårsskiften och om någon annan behöver ta över arbetet tillfälligt.

Själva genomförandet

När januari månads löner är färdigställda kan själva semesterårsskiftet påbörjas. Börja med att stämma av att alla grundförutsättningar i lönesystemet är korrekta: semesterrätt per person, gällande semesteravtal, intjänandeperioden (1 januari–31 december), anställningsdatum och eventuella sysselsättningsgradsförändringar under året. Kontrollera också att all semesterlönegrundande frånvaro är rätt klassad och att ej semestergrundande frånvaro har reducerat intjänandet där det ska.

Gå därefter in i lönesystemets funktion för semesterberedning och gör beräkningen för föregående år. Här räknar systemet fram hur många semesterdagar som tjänats in, vilket värde de har och om något behöver justeras på grund av frånvaro eller ändrad sysselsättningsgrad.

För anställda med fast månadslön används vanligtvis det som kallas sammalöneregeln – då behåller personen sin ordinarie lön under semestern och får dessutom ett semestertillägg ovanpå lönen.
För medarbetare med timlön används i stället procentregeln, där semesterlönen beräknas som en viss procent av årets intjänade lön (vanligtvis 12 %).

Om någon del av lönen består av rörlig ersättning, till exempel provisioner eller skifttillägg, behöver dessa delar också ingå i semesterlönen. Semesterlagen säger att semesterlön på rörliga delar ska motsvara 12 % av den rörliga inkomsten under året, om inte avtalet anger något annat. En del företag väljer att betala ut denna del som en klumpsumma efter semesterårsskiftet, andra lägger på den löpande under året. Båda alternativen fungerar, men det viktiga är att rutinen är tydligt beskriven i avtalet och att den följs konsekvent i lönesystemet.

När beredningen är klar ska föregående år låsas i systemet, så att inga retroaktiva ändringar i december kan påverka siffrorna. I samband med låsningen förs outtagna, betalda dagar över som sparade – under förutsättning att medarbetaren tagit ut minst 20 dagar i ledig tid under året. Om någon har fler sparade dagar än vad som är tillåtet behöver du planera uttag kommande år, i sista hand kan utbetalning bli aktuell, men huvudregeln är att dagar ska tas ut som ledighet. Har ni förskottsemester ska avskrivningsreglerna följas vid årsskiftet och eventuella skulder hanteras enligt avtal och med kvittningsmedgivande där det krävs.

När året är låst läggs de nya semesterdagarna ut per den 1 januari enligt respektive medarbetares semesterrätt. Tänk på att justera dagvärden för dem som bytt sysselsättningsgrad under året, så att värdet speglar aktuell anställning. Kontrollera även att eventuella deltidsmått och intermittent arbete (till exempel lediga dagar mitt i veckan) hanteras korrekt i dagräknaren, så att uttag och saldo blir rätt under året.

Avsluta med en kvalitetssäkring innan du “stänger boken”: jämför systemrapporter mot ett urval lönebesked, kontrollera att sparade dagar, intjänade dagar och utlagda nya dagar summerar logiskt, samt att semestertillägg och eventuell semesterlön på rörligt överensstämmer med era avtalsregler. Dokumentera avstämningarna och spara underlagen tillsammans med beräkningsrapporterna. När allt stämmer har vi på Passion for Payroll en rutin att alltid informera medarbetarna om nya semestersaldon och eventuella förändringar – det skapar transparens, minskar frågorna till HR och gör att året startar lugnt och kontrollerat.

Tips! Efter avslutad beredning – kommunicera alltid semestersaldot till chefer eller medarbetare på ett tydligt sätt. Ett enkelt mejl eller en sammanställning i lönesystemet gör stor skillnad. Det bygger förtroende, minskar frågor till lön och HR vilket ger alla bättre framförhållning inför det nya året.

Fördelar och utmaningar med sammanfallande semesterår

Fördelarna med ett kalenderårssystem är att det ger en logisk struktur där semesterdagarna följer årets rytm. Till skillnad från det traditionella föregående semesteråret, där semestern först tjänas in under ett år och tas ut året efter, sker alltså både intjänande och uttag parallellt i det sammanfallande systemet. Nya semesterdagar läggs ut vid årsskiftet, vilket gör det enkelt att se hur många dagar som finns tillgängliga redan i början av året.

Utmaningen ligger i att sammanfallande semesterår kräver löpande uppföljning. Om en anställd avslutar sin tjänst under året, och redan hunnit ta ut fler semesterdagar än intjänade, måste det justeras eller återbetalas. Det kan också uppstå skillnader om någon ändrat arbetstid eller varit delvis ledig. Ett typiskt exempel är när en medarbetare går upp i arbetstid mitt under året – dagvärdet måste då justeras direkt, annars blir semesterlönen för låg eller för hög.

För att undvika sådana situationer behöver lönefunktionen ha en rutin för att stämma av semesterlönegrundande frånvaro och förändringar regelbundet – inte bara vid årets slut. Små kontroller under året gör stor skillnad när det är dags för semesterårsskifte.

Vi på Passion for Payroll brukar säga att sammanfallande semesterår fungerar utmärkt – men bara om det hanteras med samma omsorg och struktur som övriga delar av lönehanteringen.

Tips! Inför gärna en rutin för halvårsvis kontroll av semesterdagar och semestervärden, förutom den vanliga avstämningen av semesterskulden. Det behöver inte vara omfattande – en snabb stickprovskontroll i juni räcker ofta långt. Det gör att du fångar upp fel tidigt och slipper justeringar i samband med årsskiftet.

Checklista – semesterårsskifte för innevarande semesterår

För att underlätta processen inför årsskiftet kan du använda denna checklista som stöd:

Kontrollera att alla uppdateringar gällande värden och procentsatser är uppdaterade i lönesystemet
Se till att lönekörningen för januari är helt slutförd och att all lön, frånvaro och närvaro är registrerad korrekt i löneprogrammet.

Gå igenom gällande kollektivavtal och anställningsavtal för att säkerställa rätt semesterrätt och beräkningsmetod.

Kontrollera att eventuella förändringar i sysselsättningsgrader är uppdaterade.

Beräkna intjänade semesterdagar och kontrollera att värdena stämmer.

Lås föregående år efter lönekörningen i januari och lägg ut nya semesterdagar per 1 januari enligt semesterrätten.

Se till att sparade dagar förs över korrekt.

Kvalitetssäkra alla semestersaldon genom stickprov och kontroller

Informera medarbetarna om sina nya semestersaldon.

Dokumentera alla justeringar och beräkningar.

Vanliga frågor om innevarande semesterår

När ska semesterårsskiftet göras?
Semesterårsskiftet görs efter lönekörningen i januari, när december är färdig och alla uttagna semesterdagar finns registrerade.

Vad händer om någon slutar under året?
Om en anställd har tagit ut fler semesterdagar än hen hunnit tjäna in, behöver dessa justeras eller återbetalas. Det är viktigt att understryka att för mycket uttagen semester kan innebära att en skuld uppstår på den anställde.

Kan man ha andra datum än 1 januari–31 december?
Ja, vissa företag har avvikande semesterår utifrån kollektivavtal, men då krävs tydliga rutiner och systemstöd.

Hur påverkar frånvaro semestern?
En anställd som är frånvarande tjänar i många fall fortfarande in semester. Några vanliga exempel på semestergrundande frånvaro är: sjukdom upp till 180 dagar de två första åren, föräldraledighet upp till 120 dagar per barn (180 för ensamstående) och VAB 120 dagar/kalenderår men det finns många fler. Dagar över dessa gränsvärden blir ej semestergrundande. Tjänstledighet och olovlig frånvaro är däremot aldrig semestergrundande. Ej semestergrundande frånvaro i hela dagar innebär att underlaget för betalda semesterdagar minskas vilket gör att arbetstagaren tjänar in färre dagar.

Vad gäller vid sparade dagar?
Enligt semesterlagen får man spara semesterdagar i upp till fem år, förutsatt att minst 20 dagar tagits ut som ledighet under året. Har någon fler än tillåtet ska de i första hand tas ut, inte betalas ut.

Hur undviker man fel vid sammanfallande semesterår?
Det viktigaste är att uppdatera löpande under året. Vid sammanfallande semesterår behöver löneuppgifter, semesterdagar och frånvaro följas upp kontinuerligt – inte bara i december.

En smidig start på året

Ett väl genomfört semesterårsskifte handlar om mer än att trycka på rätt knappar i lönesystemet. Det handlar om att skapa struktur, transparens och förtroende – både för medarbetarna och för den lönefunktion som bär mycket av företagets administrativa ansvar.

Vid sammanfallande semesterår gäller det att ha ordning på detaljerna redan från start. Genom att hålla löpande koll under året blir själva skiftet i januari ofta en lugn och kontrollerad process, där allt redan är på plats när året växlar.

Efter avslutat semesterårsskifte är det klokt att utvärdera processen. Vilka moment tog längst tid? Fanns det någon information som var svår att få fram, eller något som kan automatiseras till nästa gång? Genom att reflektera och justera arbetssättet varje år skapas en långsiktig effektivitet – och en hållbar lönehantering.

Med rätt rutiner på plats blir semesterårsskiftet en naturlig del av årets rytm snarare än en stressfaktor. Och om du vill ha stöd längs vägen finns vi på Passion for Payroll här för att hjälpa till. Vi arbetar med allt från rådgivning och kvalitetssäkring till fullständig löneoutsourcing.

Tips! Utvärdera processen tillsammans med HR. Vad gick bra? Vad tog längre tid än planerat? Genom att ta 30 minuter för gemensam reflektion efter varje årsskifte får ni en effektivare och tryggare rutin för nästa gång – och kan bygga vidare på det som redan fungerar.

Behöver du stöd vid semesterårsskiftet?

Vill du slippa oroa dig för semesterårsskiftet eller undrar hur ni kan göra processen enklare?
Vi på Passion for Payroll hjälper företag med både löneoutsourcing, interimskonsulter och rådgivning inom lön och semester.
Kontakta oss gärna – så ser vi till att ditt nästa semesterårsskifte blir både korrekt och hållbart.