Varje år ser vi hur företag, trots goda rutiner, halkar efter just när det gäller semesterlistor. Ofta handlar det inte om ovilja, utan om att frågan känns liten, något som kan vänta. Men semesterlistor är i själva verket en av hörnstenarna i hållbar lönehantering. Vi på Passion for Payroll guidar dig till tryggare rutiner.

Semesterlistor ger framförhållning – inte bara administration.

Vad är en semesterlista?

En semesterlista är i grunden ett översiktsdokument som visar hur många semesterdagar varje anställd har intjänade, betalda och sparade vid en given tidpunkt. Den ger både HR och chefer en tydlig bild av hur semesterläget ser ut just nu och fungerar dessutom som underlag för planering, uppföljning och kontroll.

I listan framgår normalt varje medarbetares semesterrätt, hur många dagar som är uttagna under året, hur många som är kvar att ta ut samt vilka dagar som eventuellt är sparade sedan tidigare år. När den hålls uppdaterad blir semesterlistan ett ovärderligt planeringsverktyg. De visar inte bara vilka dagar varje anställd har rätt till, utan är ett viktigt verktyg för planering och regelefterlevnad. När semesterlistor saknas eller används för sent leder det snabbt till problem, semesterdagar som inte förläggs i tid, växande semesterskulder eller akuta lösningar i slutet av semesteråret.

Enligt semesterlagen (1977:480) har varje anställd rätt till 25 semesterdagar per år (motsvarande fem veckor). Vid full närvaro under ett helt intjänandeår är dessa även betalda.

Minst fyra veckor ska förläggas under sommaren – vanligtvis juni till augusti – vilket också kallas huvudsemester. Detta gäller under förutsättning att arbetstagaren har tjänat in tillräckligt många betalda semesterdagar (11 §).

Om den anställde inte har tjänat in full betald semester kan en kortare sammanhängande ledighet förläggas utan att det strider mot lagen. Obetalda dagar kan däremot inte tvingas fram mot den anställdes vilja. I praktiken rekommenderas ändå att alla får en längre sammanhängande ledighet för återhämtning, även om delar av den består av obetalda dagar.

Det är arbetsgivaren som bär ansvaret för att semestern planeras och förläggs på rätt sätt. I vissa kollektivavtal kan andra perioder eller längder på huvudsemestern förekomma, och i undantagsfall kan semestern förläggas till annan tid på året efter överenskommelse eller förhandling.

För att förstå hur semesterlistorna ska användas i praktiken är det också viktigt att känna till hur semesteråret faktiskt är uppbyggt.

Tips! Se semesterlistan som ett verktyg för framförhållning och inte som ett dokument för arkivet.

Semesteråret och dess olika modeller

Enligt semesterlagen löper semesteråret från 1 april till 31 mars, om inget annat har avtalats. Det innebär att semesterdagar som tjänas in under ett semesterår (intjänandeåret) får tas ut först under det efterföljande semesteråret (uttagsåret).

Många företag väljer i dag att ha sammanfallande semesterår, där intjänande och uttag av semesterdagar sker under samma period. Det gör att företaget slipper hantera förskottssemester och att nyanställda i större utsträckning kan ta ut betald semester redan under sitt första år. Samtidigt kräver modellen väldigt noggrann planering – särskilt när anställda börjar eller slutar mitt i semesteråret men även under vanligt förekommande frånvaro under året. Håll gärna utkik efter en kommande blogg där vi kommer gå igenom sammanfallande semesterår mer ingående.

Det är viktigt att veta vilket semesterår som gäller i det egna företaget, eftersom det påverkar både hur semesterlistorna tas fram och när semesterdagar kan användas.

Rutinen vi förordar – utskick av semesterlistor minst tre gånger per år

Vi rekommenderar alla företag att skapa en tydlig och återkommande rutin för semesterlistor. Vår erfarenhet visar att tre tillfällen per år fungerar bäst – ibland fyra, beroende på branschspecifika säsonger:

Inför sommaren – planera huvudsemestern i tid.

Efter sommaren – följ upp avbrutna semesterledigheter på grund av sjukskrivningar, sparade dagar och eventuella avvikelser som kan påverka antalet kvarvarande semesterdagar.

I november – säkerställ att kvarvarande dagar hinner förläggas innan semesteråret tar slut. Jul- och nyårshelgerna kan vara sista chansen för arbetstagarna att ta ut kvarvarande och sparade dagar på ett naturligt sätt.

Inför branschspecifika högsäsonger – i verksamheter med återkommande toppar är det klokt att även planera så att semestrar inte krockar med dessa perioder. På så sätt kan både bemanning och återhämtning planeras i god tid.

När löneavdelningen tror att chefen har koll, och chefen tror att löneavdelningen hanterar det, faller ofta ansvaret mellan stolarna. Resultatet blir stressiga slutspurter som i värsta fall kan leda till brott mot semesterlagen.

Tips! Lägg in dessa tillfällen som fasta punkter i företagets årshjul – det minskar risken för missar och ökar tryggheten för alla inblandade.

Varför det är viktigt att förlägga semester

Semesterlagen finns för att skydda rätten till vila och återhämtning. Vi har tidigare skrivit om vikten av att ta ut semester, och slutsatsen är tydlig: ledighet är inte en bonus, utan en del av ett hållbart arbetsliv.

När semestern inte förläggs korrekt skapas lätt en ohållbar arbetsmiljö. Medarbetare som inte får återhämtning presterar sämre och riskerar ohälsa. Att som arbetsgivare se till att semestern faktiskt tas ut är därför både ett juridiskt och ett mänskligt ansvar.

Tips! Planera semesteruttaget lika noggrant som bemanningen, det är en investering i både hälsa och produktivitet.

Vad säger lagen om sparade dagar

Enligt semesterlagen (18 §) ska varje anställd ta ut minst 20 betalda dagar per år. Alla dagar utöver dessa får sparas. En person med 25 dagars semesterrätt får alltså spara 5, en med 28 får spara 8 och en med 30 får spara 10 dagar.

Huvudregel: ta ut 20, resten kan sparas men planera väl.

Lagen säger också att den anställde i samband med förläggning av årets semester ska meddela arbetsgivaren hur många dagar som ska sparas. Vill en arbetstagare ta ut sparade semesterdagar vid någon annan tidpunkt än i samband med ordinarie semester så ska arbetsgivaren underrättas minst två månader i förväg (19 §). Syftet är att ge arbetsgivaren möjlighet att planera verksamheten, men i praktiken följs det sällan.

Som vi nämnde tidigare skiljer sig reglerna för uttag och sparande av semesterdagar åt mellan intjänandeår som följs av ett uttagsår (enligt semesterlagen) och innevarande semesterår där intjänandeår och uttagsår sammanfaller. Vi kommer att fördjupa oss i det i en kommande blogg om semesterårsskifte, där vi reder ut hur du som arbetsgivare kan planera rätt över årsgränserna.

Tips! Begär in besked om sparade dagar innan semesterårets slut, det sparar både tid och missförstånd.

När goda intentioner blir kostsamma

Trots tydliga regler i semesterlagen ser vi gång på gång hur företag hamnar i besvärliga situationer kring semesterdagar. Ofta handlar det inte om ovilja, utan om brist på rutiner eller felaktig information.

Ett vanligt misstag är tron att semesterdagar kan betalas ut i pengar om de inte används. Men semesterlagen är tydlig: dagar ska tas ut som ledighet. Utbetalning är endast tillåten vid slutlön eller i särskilda undantag (26 a §). När företag betalar ut dagar för att ”städa upp” i slutet av året gör de sig i praktiken skyldiga till lagbrott – även om avsikten är god.

I många personalhandböcker står det dessutom att semesterdagar som är äldre än fem år automatiskt förfaller. Det är helt fel. En semesterdag är en intjänad rättighet och finns uppbokad som en skuld till den anställde i företagets bokföring – den kan alltså inte bara ”försvinna”.

Räkneexempel – när ett specialavtal blir dyrt

Det här är långt ifrån ett osannolikt räkneexempel. Vi ser regelbundet hur välmenande undantag kan få oväntade konsekvenser. Hos ett företag hade en anställd, genom ett specialavtal, fått spara alla sina semesterdagar år efter år. När personen oväntat sa upp sig hade den 85 sparade dagar, motsvarande drygt fyra års ej uttagen semester.

Med en månadslön på 120 000 kronor blev beräkningen följande:

Semesterersättning: 85 betalda dagar × 5,4 %* × 120 000 kr = 550 800 kr

Arbetsgivaravgifter (31,42 %) = 173 000 kr

Total kostnad: cirka 725 000 kr

För ett mindre företag blev det en märkbar likviditetsbelastning – och ett tydligt exempel på varför individuella undantag från semesterlagen kan bli både riskfyllda och dyra.

Hade företaget dessutom haft tjänstepension enligt ITP 1 kunde kostnaden ha ökat ytterligare, eftersom retroaktiva utbetalningar vid höga löner kan ge ett extra pensionspåslag på upp till 30% av beloppet – plus löneskatt. För ITP 2 påverkas inte kostnaden på samma sätt, eftersom premien redan regleras i den ordinarie årspremien. För mycket högavlönade personer kan en sådan utbetalning dessutom innebära att de slår i taket för pensionsgrundande lön, vilket i sin tur kan leda till att delar av pensionsinsättningen uteblir.

Tips! Kontrollera företagets policyer – felaktiga formuleringar kan bli både juridiskt och ekonomiskt kostsamma.

*Beräkning semesterersättning: 4,6% semesterdaglön + 0,8% semestertillägg (enligt semesterlagen minst 0,43%) av den aktuella månadslönen

Chefernas roll – och kunskap som nyckel

Tydliga roller och grundläggande kunskap förebygger fel.

Semesterhantering brister ofta i mötet mellan lön och närmaste chef. Ingen tar riktigt ägarskap, och semestern faller mellan stolarna. När lönefunktionen tror att chefen följer upp listorna, och chefen tror att lön gör det, blir resultatet att ingen gör det fullt ut.

Det här handlar sällan om ointresse, utan om prioriteringar och okunskap. Många chefer har fullt fokus på den dagliga driften och tänker inte på att semestern också är en del av deras ledarskap – att planera semester är att planera bemanning, ekonomi och arbetsmiljö. När semestern inte förläggs i tid, eller när chefen saknar förståelse för hur semesterdagar räknas och sparas, riskerar det att skapa både praktiska problem och missnöje i organisationen.

Det är också vanligt att chefer överskattar sin frihet att göra undantag för enskilda medarbetare, till exempel genom att tillåta extra sparade dagar eller flytta semestern hur som helst. I grunden är det välvilligt, men utan insikt i semesterlagens regler kan det leda till både ekonomiska konsekvenser och ojämlik behandling mellan medarbetare.

Tänk till exempel på en medarbetare som får spara tio dagar mer än sina kollegor. När nästa lönerevision genomförs har dessa dagar ökat i värde, och personen får därför en högre ersättning än övriga – en skillnad som uppstått helt utanför lönepolicyn. Det som började som ett gott undantag blir i praktiken både kostsamt och orättvist.

Genom att ge chefer grundläggande kunskap i semesterlagen – och en tydlig roll i företagets rutiner för semesterplanering – kan mycket förebyggas. En chef som förstår varför reglerna finns och hur de påverkar verksamheten fattar bättre beslut, stärker förtroendet i teamet och bidrar till en mer hållbar personalhantering.

Tips! Ge alla chefer en kort introduktion till semesterlagen – en timmes utbildning kan spara veckor av administrativt arbete.

Vanliga frågor om semesterlistor

Hur många dagar får man spara?
Alla betalda (intjänade) semesterdagar utöver 20 får sparas. Exempel: vid 25 dagars semesterrätt kan du spara 5 dagar, vid 28 dagars semesterrätt kan du spara 8 dagar, vid 30 dagars semesterrätt kan du spara 10 dagar. Obetalda semesterdagar kan däremot inte sparas. Det är ett vanligt missförstånd att de ”inte spelar någon roll” eftersom de inte utgör någon skuld för företaget. Men när en anställd väljer att inte ta ut sina obetalda dagar har den avstått från sin rätt till ledighet det året eftersom möjligheten att spara dagar bara finns för intjänade betalda dagar.

Får semesterdagar betalas ut i pengar?
Nej, semesterdagar ska som huvudregel tas ut som ledighet. Utbetalning får endast ske i samband med slutlön, eller i vissa särskilda undantag där ledighet inte kan läggas ut. Exempelvis kan detta gälla vid helt års frånvaro på grund av föräldraledighet, när det inte finns någon möjlighet att ta ut semester under året. Detsamma kan gälla vid byte av semesterår eller semesteravtal, eller i vissa fall i samband med kortare eller intermittenta anställningar, där semesterdagar i stället betalas ut löpande med lönen. Det är dock viktigt att komma ihåg att sådana situationer är undantag, och att syftet med semesterlagen alltid är att ledigheten faktiskt tas ut.

Brinner semesterdagar inne efter fem år?
Nej. En semesterdag är en intjänad rättighet och en skuld i företagets bokföring.

Vad händer om en anställd varit sjuk eller varit föräldraledig hela året och inte kunnat ta ut semester?
Om en anställd inte har haft möjlighet att ta ut sin semester under året, till exempel på grund av sjukdom eller föräldraledighet, får de dagar som behövs för att komplettera nästkommande semesterårs betalda dagar till semesterrätten föras över till nästa semesterår. På detta sätt kommer den anställda slippa att först få en utbetalning av överstigande dagar och sedan behöva få obetalda dagar för att den inte hann tjäna in tillräckligt med semesterdagar under intjänandeåret.

Vem ansvarar för att semestern tas ut?
Arbetsgivaren. Enligt semesterlagen (11 §) ska arbetsgivaren förlägga semestern så att den anställde får minst fyra veckor under huvudsemestern, men det ska ske i samråd med arbetstagaren så långt det är möjligt.

Avslutande reflektion

Semesterlistor är inte en administrativ detalj – de är ett verktyg för planering, struktur och trygghet. De hjälper företaget att följa lagen, förhindrar dyra misstag och säkerställer att medarbetarna får den ledighet de har rätt till.

Att missa semesterlistorna är inte bara en administrativ risk – det kan snabbt bli en dyr affär, både i pengar och i förtroende.

Vi på Passion for Payroll ser semester som en av de mest centrala delarna i en hållbar lönehantering. Vi hjälper företag att skapa rutiner som fungerar i praktiken, så att både lön och chefer alltid har kontroll.

Har du funderingar kring semesterlistor, semesterskulder eller hur du kan bygga bättre rutiner? Hör av dig – vi hjälper dig gärna.